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关于我院毕业生档案处理相关问题
2016年08月31日10:30   浏览:422次  

    档案发挥着凭证、依据和参考的作用。毕业生在遇到转正定级、申报职称、办理保险、办理出国手续以及开具考研证明等情况时,都会用到档案。档案对每个毕业生都很重要,它浓缩着你的大学生活并将伴随你新的人生之旅,为了它和你都能顺利抵达新的人生驿站,请你对下列问题予以关注和重视。

(一)学生档案和党组织关系介绍信由何部门管理?

    我院学生档案管理、转递和党组织关系介绍信由学院学生工作处具体负责,咨询电话:0516-83885609(档案管理),0516-83883046(党组织关系)

(二)毕业生的档案中都有哪些材料?

   毕业生个人档案中主要包括:(1)高考考生材料(2)高等学院毕业生登记表(3)大学学习成绩单;(4)入团志愿书(5)奖惩材料(6)学生体格检查表(7)素质测评登记表(8)全国普通高等学院毕业生就业通知书白联即报到证。

(三)学生档案能否自己携带?

    根据档案管理的有关规定,毕业生档案不得由本人携带,若用人单位急需调档,需用人单位单独开具调档函并注明允许本人自带档案。

(四)档案转递的方式有哪些?

    按照档案管理有关规定,人事档案通过机要或EMS大学生档案通道通信方式转递到派遣单位;

(五)毕业生的档案何时转递?

    1)我院毕业生档案通常于毕业后1个月内寄出,寄出后用人单位一般在2—3周内即可收到档案。

    2)未落实就业单位又无报到证的同学的档案在学院暂时保管,到期后转回生源所在地地市级人事局。

(六)毕业生档案转递程序

    1)已落实工作单位的毕业生,毕业后持《报到证》到用人单位报到,档案由学院寄送到用人单位或其上级主管部门,其中到三资企业、个体私营企业的毕业生,在当地政府人事部门人才服务中心办理人事代理,人才服务中心负责管理档案,学院将档案寄送到人才服务中心。

    2)未落实工作单位毕业生的档案,暂留学院;毕业满2年后,仍未落实工作的,学院将档案寄送到生源所在地的毕业生就业主管部门。落实单位后,由用人单位持单位介绍信和《报到证》到毕业生就业主管部门领取。

3)办理改派的毕业生的档案,由原单位或原单位的上级毕业生就业主管部门根据改派意见,寄送到新用人单位或新单位的上级毕业生就业主管部门。

4)毕业前办理缓派的同学,在毕业后如果办理派遣,请及时将档案邮寄地址通知学院档案管理人员,以免延误档案发送时间。

(七)有关毕业生档案具体事宜如何查询?

    档案寄出后,学院会把档案邮寄时间和接收单位以及EMS单号登记在学院就业网上。如果想查询档案的邮寄时间和接收单位,请到学院就业指导页面的学生档案查询栏中查询。两个月后,毕业生可向接收单位的人事部门询问。如档案未收到的可打0516-83885609或者登陆学院大学生就业指导网查询档案去向。

(八)关于档案的几点重要提示

    根据经验,最好将档案转递给各级人才交流机构,因为他们是管理档案的专门机构。档案存放在人才交流中心,即安全又方便。在这里,提醒大家在档案转递时要注意几点:

    1)在没有搞清楚用人单位是否具有人事主管权之前,不要把档案转入这个单位,应该把档案转递到这个单位所在地的人才交流中心去。我们经常碰到一些没有档案管理权的单位在接收档案,个别单位会把学生的档案弄丢了或是扣住不放。

    2)要询问清楚用人单位的性质,如果是国家机关、国有事业单位、国有企业,他们或他们的主管单位是有人事管理权的,可以接收档案。其它各类非公企事业单位、各类民营机构是无人事管理权的,要通过人才交流中心来接收学生,学生的档案要存放到人才中心。

    3认真填写、核对档案发送地址,填写档案转寄详细地址一栏要准确。毕业前公布档案发送地址,每位毕业生必须认真核对,如有错误请及时到辅导员处修改。

4)档案需寄送到南京是人才服务中心的,必须要办理南京市人才接收函,将接收函的右下角三角标贴在档案袋上后,南京市人才接受函方可同意接收该档案,否则档案将被退回。

    10、如毕业后打算以毕业生身份继续考公务员的毕业生,档案最好暂留学院申请缓派或者是将档案挂靠在江苏省招生就业指导服务中心(http://www.jsbys.com.cn/jiuye/)。